O propietario dunha peme que busca "control horario gratis" adoita preguntarse o mesmo: ¿podo cumprir coa lei sen pagar nada? A resposta curta é que tecnicamente si, pero con riscos que convén entender antes de decidir.
Que opcións gratis existen
- Rexistro en papel: legal e barato; aceptable para un ou dous traballadores con horario fixo. Os seus problemas son a manipulación, o arquivado e a conservación durante catro anos.
- Folla de cálculo (Excel, Google Sheets): cero custo, pero igual de manipulable. Comeza a fallar a partir de tres ou catro empregados, sobre todo se hai quendas variables.
- Plantillas descargables: arquivos preparados que aceleran o inicio, pero seguen tendo os mesmos problemas estruturais que un Excel propio.
- Versións gratuítas de software comercial: limitadas en número de usuarios, funcionalidades ou tempo de uso. Útiles para probar, non para implantar.
Por que non sempre compensa o gratis
| Opción gratis | Funciona para… | Falla cando… |
|---|---|---|
| Papel asinado | 1-2 empregados, horario fixo | Hai quendas, vacacións, baixas frecuentes |
| Excel propio | 3-5 empregados, oficina | Aparecen reclamacións ou inspeccións |
| Plantilla descargada | Empresas iniciando o rexistro | O equipo crece e a plantilla desactualízase |
| Versión gratuíta SaaS | Probar o software | Quédaste atrapado nos seus límites |
Riscos dunha solución gratuíta mal xestionada
- Datos manipulables a posteriori (sen selo temporal verificable).
- Perda do arquivo se falla o equipo ou o manipula alguén sen autorización.
- Incoherencias entre os rexistros e a realidade operativa que detecta a Inspección.
- Dificultade para acreditar catro anos de histórico.
Cando convén pasar a software
A regra práctica é sinxela: cando o tempo administrativo dedicado ao control horario comeza a superar as dúas horas mensuais, ou cando aparece a primeira discrepancia cun traballador, o custo do Excel deixa de ser cero.
Falamos de pasar a unha ferramenta sinxela, non a unha suite corporativa. Para moitas pemes abonda unha app de fichaxe móbil por menos de 5 € por empregado e mes.
Cando "gratis" é lexítimo e cando é risco aprazado
O control horario gratis non é un engano nin unha trampa por si mesmo: é unha opción lexítima nun escenario moi concreto e un risco aprazado fóra del, e a honestidade consiste en dicir onde está esa fronteira. Unha ferramenta gratuíta ou unha plantilla ben levada pode ser suficiente para unha microempresa dunha ou dúas persoas con horario fixo, sen quendas, sen mobilidade, sen teletraballo e sen antecedentes de conflito. Nese caso, pagar sería gastar de máis. O problema é que case ninguén se queda nese escenario: en canto entra un terceiro empregado, aparece unha quenda, alguén teletraballa ou o sector entra nunha campaña inspectora, o gratuíto comeza a esconder custos que non aparecen en ningunha factura —límite de usuarios, ausencia de selo temporal verificable, conservación non garantida, soporte inexistente— e que se materializan de golpe o peor día. "Gratis" non describe o custo real: describe quen o paga e cando.
Caso práctico e erros comúns
Un pequeno estudio creativo de catro persoas usaba unha ferramenta gratuíta con límite de usuarios. Ao contratar o quinto, o sistema deixou de admitilo e, en lugar de cambiar, comezaron a "compartir" un usuario: o rexistro quedou inservible xusto cando a plantilla crecía. O custo do gratuíto non foi cero, foi un rexistro non fiable no momento de máis exposición.
| Sinal | O gratis aínda serve | Xa non serve |
|---|---|---|
| Plantilla | 1-2 persoas estables | Crece ou rota |
| Xornada | Fixa, sen quendas | Quendas ou variabilidade |
| Ubicación | Un único centro | Mobilidade ou teletraballo |
| Sector | Sen presión inspectora | Campaña no gremio |
Como decidir sen falsa economía
A regra práctica: quédate en gratis só se cumpres á vez todas as condicións do escenario mínimo; en canto falle unha, o aforro mensual é ridículo fronte ao risco. Se chegaches aquí porque a túa ferramenta gratuíta comeza a quedarse curta, esa é xusto a sinal. Para empresas que dan o salto buscando o mínimo que cumpra sen complicarse, unha opción de pago sinxela para pemes pode encaixar como punto de partida. O cálculo completo está en app gratis vs pago, as opcións económicas en control horario barato e o detalle de prezo en prezo do software.
O cálculo de tres columnas para zanxar o debate
A forma honesta de pechar a dúbida "¿váleme o gratis?" é poñerlle números propios, aínda que sexan aproximados, porque a intuición empuxa sistematicamente cara ao custo cero. Primeira columna: o custo certo anual dunha ferramenta de pago para a túa plantilla, unha cifra modesta e coñecida que escala con persoas, non con funcións. Segunda: o tempo, estimando cantas horas ao mes dedica alguén a montar e cadrar o rexistro gratuíto e multiplicándoas polo seu custo e por doce; en canto hai algo de variabilidade esa cifra adoita igualar por si soa a cota anual. Terceira: o risco, asignando unha probabilidade razoable segundo o teu sector a unha soa incidencia que o rexistro gratuíto non podería soster —unha reclamación que non podes rebater, unha sanción— e multiplicándoa polo seu impacto. Postas as tres columnas unha ao lado da outra, o resultado para calquera empresa que non sexa mínima e moi estable é case sempre o mesmo: o "custo cero" é, contabilizado enteiro, a opción máis cara, e a cota de pago é o prezo de eliminar á vez o tempo perdido e o risco. Facer este cálculo unha vez cos teus números vale máis que ler dez comparativas. O detalle está en app gratis vs pago e control horario barato.
Preguntas frecuentes
¿É legal usar unha ferramenta gratuíta para o rexistro horario?
A lei non esixe unha tecnoloxía concreta, así que unha ferramenta gratuíta pode cumprir se garante un rexistro diario fiable, con selo e conservable. O problema non é a gratuidade senón que moitas opcións gratuítas non garanten esas tres cousas a medida que creces.